Optimiser la trésorerie de votre entreprise : comment faire ?

Une règle de bon sens venue tout droit des Etats-Unis énonce un constat utile à rappeler : « Profit is an opinion, Cash is a fact » (le résultat net est une opinion, la trésorerie est un fait). Optimiser la trésorerie de l’entreprise s’avère essentiel à l’heure où les retards de paiement peuvent avoir des conséquences sur la santé d’une entreprise. Comment allez-vous y parvenir ? Votre mission au quotidien consiste à créer les conditions pour accélérer l’encaissement de vos factures et à allonger le plus possible vos délais de paiement. Infolegale vous propose quelques axes de réflexion.

Dans un contexte général de raréfaction de la liquidité, la gestion de la trésorerie est devenue un enjeu prioritaire. Si bien qu’émerge une « culture cash » depuis quelques années au sein des directions financières. En travaillant sur votre besoin en fonds de roulement (BFR), vous pourrez améliorer votre cash-flow.

1/ Maîtrisez votre poste client en réduisant les créances douteuses :

C’est peut-être une évidence mais trop d’entreprises ne se soucient pas assez de la santé financière de leurs clients. Le renseignement est l’étape essentielle qui va vous permettre de faire le tri dans vos clients potentiels.

Pour ce faire, n’hésitez pas à privilégier les solutions de scoring comme Infolegale qui vous fournissent un score sur l’ensemble des entreprises. En effet, avec la raréfaction des bilans disponibles, vous allez devoir jongler entre les informations financières disponibles et d’autres données macroéconomiques transmises par des prestataires comme Infolegale.

N’hésitez plus à vous renseigner sur les solutions de scoring. Celles-ci affinent toujours plus leurs techniques en complétant les données classiques (données financières, informations légales publiques) par la production de données spécifiques et discriminantes.

Pourquoi le scoring plus que l’auto-assurance ? Car il permet de mettre en place des procédures d’acceptation des nouveaux clients de façon quasi automatisée. En ayant une connaissance de votre environnement économique, vous pouvez catégoriser le risque à travailler avec une entreprise plus rapidement.

Cela vous permet de choisir en connaissance de cause avec qui vous travaillez, tout en établissant des conditions de paiements adaptées.

2/ Réduisez les délais de paiement de vos clients

Le poste client étant la source principale de revenus en attente, vous devez tenter d’agir pour réduire les délais moyens de paiement.

Que dit la loi ? Le délai de paiement ne peut dépasser soixante jours nets à compter de la date d'émission de la facture ou, à titre dérogatoire, 45 jours fin de mois, sous réserve que ce délai dérogatoire soit inscrit dans le contrat et ne constitue pas une discrimination manifeste à l’égard du créancier. Si des pénalités sont prévues par la loi, en pratique peu d’entreprises en arrivent là de peur de perdre leurs clients.

Voici quelques conseils pour réduire les délais de paiements de vos clients :

• Rédigez des conditions de paiement adaptées :

C’est une étape importante pour deux raisons : pour s’assurer de respecter la législation (l’omission d’une mention obligatoire peut être sanctionnée d’une amende) et pour vous sécuriser (elles jouent un rôle préventif à tout litige d’ordre commercial). Segmentez vos clients en fonction de la santé financière de vos clients grâce à une solution de scoring. Mettez en place des conditions de vente en fonction avec un délai de règlement plus court, ou exigez un paiement immédiat, en fonction de ces derniers. Vous pouvez également privilégier un système d’acompte à la commande.

• Optimisez les délais de livraison :

Votre objectif est de réduire le temps de conservation de vos marchandises. Il existe plusieurs leviers sur lesquels vous pouvez jouer : optimiser les procédures de commandes, de récupération, de conditionnement et d’expédition des marchandises. Cela peut vous permettre de gagner parfois jusqu’à plusieurs jours. Autant de temps de gagné en flux de trésorerie.

• Réduisez les délais de facturation :

Même démarche que pour le point précédent : le délai de facturation doit être le plus court possible. Privilégiez la simplicité : optimisez votre processus administratif, réduisez au maximum les temps d’attente entre les différents lots... Les acomptes et les échelonnements doivent être conditionnés au cas par cas et doivent faire l’objet d’un suivi minutieux. Une documentation interne doit établir de façon définitive leurs modalités d’application. Privilégiez la facturation électronique, vous gagnerez en temps de traitement, en réactivité et surtout, cela vous permettra d’optimiser votre suivi et vos relances.

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• Réduisez les délais d’encaissement :

C’est sans doute la partie la plus stratégique et la plus délicate à mettre en œuvre car elle ne dépend pas que de vous. Hormis les négociations nécessaires, vous devrez optimiser votre système de relances et de suivi des facturations. Passé l’étape des relances automatiques, vous devrez passer à un contact direct. Le plus efficace est d’avoir une personne dédiée à la tâche : sa capacité relationnelle permettra d’entamer des négociations à l’amiable et d’identifier les éventuels points bloquants. 

3/ Allongez les délais de règlement de vos fournisseurs

Le troisième levier sur lequel vous pouvez agir est le poste fournisseurs. Votre objectif est de gagner du temps en allongeant votre délai moyen de paiement. Cependant, gagner du temps va s’avérer aussi délicat que de réduire votre poste client. Pour une raison simple : face à un fournisseur dont l’objectif est de réduire les délais de paiement de ses clients, votre seule option est de négocier vos conditions de règlement.

Voici quelques conseils pour allonger les délais de règlements de vos fournisseurs :

• Réglez vos fournisseurs à l’échéance :

Si vos créances doivent être réglées le plus rapidement possible, il n’en va pas de même de vos dettes. Au contraire, vous avez tout intérêt à essayer de gagner du temps. Vous pouvez demander à vos fournisseurs de régler l’ensemble de la facture à l’échéance : sans payer d’acomptes ou en les minimisant le plus possible.

• Essayez d’obtenir des conditions de paiement favorables :

Votre deuxième option est de tenter d’allonger les délais de paiement proposés par vos fournisseurs. Mais pour y parvenir, tout est une question de rapport de force : si vous êtes un client important et régulier vous obtiendrez plus facilement des délais plus avantageux. Par ailleurs, il peut s’avérer intéressant de regarder de plus près les délais de paiement accordés par les concurrents : n’hésitez pas à faire jouer la concurrence.

Enfin, si votre relation est ancienne vous pouvez tenter d'assouplir vos conditions de règlement en soulignant certains éléments : ancienneté, comportement, le côté ponctuel de votre demande... Il vous suffira d’expliquer les raisons de cette demande et de définir un nouvel échéancier.

• Si malgré tous vos efforts, vous ne parvenez pas à améliorer votre trésorerie :

Vous pouvez utiliser le découvert bancaire lorsque vos délais de règlement sont trop longs. Cette solution est coûteuse sur le long terme.

L’escompte peut également être une solution : dans ce cas, la banque vous avancera la somme due.

Encore plus coûteux que l'escompte, l'affacturage est une solution plus complète. Si vous choisissez cette option, la société d'affacturage acquerra la créance et paiera le créditeur avant la date de règlement convenue initialement avec le client.

*Solde commercial en jours de chiffre d’affaires - Source : Banque de France - FIBEN, données à fin octobre 2015