Eviter les retards de paiement en 7 étapes

Si la tendance de fond d’une baisse régulière des délais de paiement se confirme depuis 2 ans, les retards de paiement, au contraire, ont augmenté entre 2014 et 2015. Cette aggravation des retards de paiement est la cause de 25% des défaillances. En effet, par manque de trésorerie certaines entreprises en viennent à ne pas honorer des commandes. Le dépôt de bilan n’est plus très loin. Infolegale a listé 7  bonnes pratiques qui vont permettront d'éviter les retards de paiement et qui vous aideront à gagner en efficacité au quotidien. 

Délais de paiement : 1 entreprise sur 3 paye ses factures à temps en France

Même si l’évolution des retards de paiement ne concerne pas forcément votre secteur d’activité, la tendance de fond est à l’aggravation. En effet, le rapport 2014 de l’Observatoire des délais de paiement publié en début d’année 2016, relevait la baisse historique des délais de paiement clients et fournisseurs, mais soulignait en même temps l’augmentation alarmante des « petits retards » de paiement. Si une stabilisation est observée au second semestre de l’année 2015, la situation reste problématique dans certains secteurs, notamment dans celui de la construction.

Les délais de paiement s’élèvent à 13,6 jours de retard en moyenne en France (il était de 12,1 jours en 2013), soit la pire valeur depuis 10 ans. Seule une entreprise sur trois paye toutes ses factures à temps en France. Cette situation, loin d’être anodine, est à l’origine, directement ou indirectement, de 25% des défaillances.

Vous êtes parfois démunis face à cette situation délicate puisque vous devez à la fois faire preuve de tact (après tout, il s’agit de clients que vous souhaitez sans doute garder !) tout en étant suffisamment fermes pour vous faire payer et ne vous retrouver en situation d'insolvabilité.

L’Etat a depuis plusieurs années bien saisi les enjeux en la matière et tente de contrôler le phénomène. Pour rappel, les délais de paiement entre professionnels sont plafonnés par l'article L441-6 du code de commerce. Ce plafonnement des délais de paiement a été introduit par la loi du 4 août 2008 de modernisation de l'économie (LME) :

  • Sauf dispositions contraires, le délai de règlement des sommes dues est fixé au 30ème jour suivant la date de réception ou d'exécution de la prestation,
  • Le délai convenu entre les parties ne peut dépasser 60 jours, ou par dérogation 45 jours fin de mois, à compter de la date d'émission de la facture.

Si des sanctions ont été introduites (amendes administratives d’un montant maximal de 375 000 euros pour une personne morale et publicité sur les 5 entreprises ayant reçu les plus importantes amendes), un essoufflement des effets vertueux de la LME conduit à une dégradation des retards de paiement depuis ces trois dernières années. Il est vrai que les entreprises privilégient généralement le paiement à l’amiable de leurs factures.

Passé ce constat, voici quelques idées qui pourront venir en complément de votre méthodologie actuelle.

 

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Découvrez 7 étapes pour éviter les retards de paiement

1) Organisez votre calendrier de facturation en fonction des contraintes

Avant toute autre chose, il est important de maîtriser son calendrier de facturation en fonction de critères objectifs. Par exemple, il y a deux façons de voir les choses selon que vous êtes une entreprise de produits ou de services. Dans le premier cas, privilégiez la facturation en en plusieurs étapes en demandant un acompte à la livraison. Dans le deuxième cas, soyez précis et fermes sur les dates de facturation.

Il est parfois utile d’adapter votre facturation à votre connaissance de la santé financière de vos clients. Pour cela, une société d’information comme Infolegale peut améliorer de façon sensible vos performances. N’oubliez pas de définir avec précision votre process de facturation : il est important de rester cohérent en la matière pour être en mesure d’évaluer votre efficacité. La cohérence et la clarté sont les maîtres mots !

2) Etudiez la santé financière de vos clients 

La seconde chose à faire est de connaître vos clients pour anticiper au mieux les dérapages éventuels. En tant que crédit manager, vous avez l’habitude d’évaluer la santé financière de vos clients grâce à l’analyse des bilans et en récoltant des informations discriminantes telles que le score ou l’encours conseillé. Cette évaluation à deux niveaux est devenue incontournable avec la raréfaction des bilans disponibles : dans ce contexte, il est devenu impératif de compléter vos prises de décisions grâce à des informations complémentaires aux données financières disponible sur les sociétés.

3) Apprenez des comportements de paiement de vos clients

Connaître la santé financière de vos clients est une chose, obtenir des renseignements sur leurs comportements de paiements en est une autre. Dans cette optique, avoir une idée précise de leurs habitudes de paiements de leurs fournisseurs est essentiel : sont-ils des bons payeurs ? Sous quels délais ? Demandent-ils des conditions particulières ? Avez-vous eu écho de contentions les concernant ? Cela vous permettra également de remarquer avant qu’il ne soit trop tard tout changement de comportement et d’anticiper les défaillances. À noter que le Portail de consultation Infolegale vous permet d'accéder à des événements exclusifs sur le comportement de paiement vos partenaires commerciaux (retards de paiement, impayés), pour vous aider à mieux déterminer leur comportements de paiement vis à vis de leurs fournisseurs. 

 

maitrisez vous vos risques

4)Maîtrisez les tendances de votre secteur d’activité

Comme nous l’avons vu, les retards de paiement s’aggravent, mais il est important d’avoir une idée précise des tendances de fonds de votre secteur d’activité. Si les sanctions introduites par les dispositions de la Loi Macron peuvent vous aider à mettre la pression sur vos clients, le maître-mot demeure la connaissance de votre environnement de paiement. Dans cette optique, une surveillance macroéconomique de l’ensemble de votre portefeuille client peut vous permettre d’identifier les évolutions du secteur.

5) Une bonne relation avec vos clients est la clé

En dépit du renforcement des sanctions à l'égard des mauvais payeurs, le règlement amiable des différends entre donneurs d’ordre et fournisseurs demeure encore aujourd’hui un facteur clé de succès. C’est également un vecteur fondamental pour éviter les retards de paiement. Conserver des relations positives avec vos clients est essentiel alors ne laissez pas vos relations se détériorer par une mauvaise communication. N’hésitez pas à demander à votre client de confirmer la réception des factures que vous leur faite parvenir. C’est le moment pour le sonder : demandez-lui s’il est d’accord avec les conditions de règlement et s’il n’y a pas de malentendu. Ces appels renforcent la relation client et permettent d’identifier d’éventuels sujets de frictions et minimiser les risques de conflits. Ainsi, entrez en contact pour savoir pourquoi les délais n’ont pas été respectés, et recueillez, autant que faire se peut, les impressions de vos clients. N’hésitez pas à proposer un compromis ou une autre façon de payer. Dans certains cas, les clients ont juste besoin d'un petit rappel quelques jours avant la date d'échéance : maintenez un dialogue constructif !

6) Soignez vos écrits

Les retards sont parfois également la conséquence d’échanges insuffisamment clairs. Pour éviter tout malentendu, les contrats devraient toujours être rédigés simplement en prenant soin de bien hiérarchiser l’information. Lorsque le retard est devenu trop problématique, vous pouvez également créer une série de lettres de recouvrement à 30, 60 et 90 jours par exemple. Suivez une gradation dans les formulations employées. Votre service juridique ou un professionnel du droit peuvent vous donner des conseils utiles et seront mieux qualifiés pour analyser les conséquences du retard de paiement de votre client.

7) Identifiez la rentabilité de vos clients et segmentez votre portefeuille

Parfois récupérer un impayé demande plus d’énergie et coûte plus d’argent que le montant de la facture elle-même. Pour améliorer votre DSO, l’une des variables clés et de connaître la valeur réelle de vos clients en les mettant en parallèle de la durée moyenne qu’ils mettent à vous payer. Cela va vous permettre de savoir si cela vaut la peine de continuer à travailler avec eux et, ainsi, d’alléger votre trésorerie.

 

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A retenir

Si la baisse des délais de paiement clients et fournisseurs se confirme depuis 2 ans, les retards de paiement augmentent depuis le milieu 2014. Seule une entreprise sur trois paye toutes ses factures à temps en France. Ainsi, les délais de paiement s’élèvent à 13,6 jours de retard en moyenne en France.

Pour éviter de se faire déborder :

  • Adaptez votre calendrier de facturation à la santé financière de vos clients
  • N’hésitez pas à creuser pour améliorer votre connaissance de votre portefeuille clients
  • Renseignez-vous sur les comportements de paiement de vos clients
  • Maîtrisez les évolutions de votre secteur d’activité
  • Soignez votre relation clients
  • Améliorez vos écrits : contrats, CGV et lettres de relance
  • Evaluer la rentabilité de vos clients

 

 

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