Vous souhaitez enrichir votre système d’information en données sur les entreprises, mais cela ne s’improvise pas. Afin de vous accompagner dans votre démarche, Infolegale vous propose quelques conseils pour y parvenir.
En tant que producteur et diffuseur d’informations sur les entreprises, nous rencontrons régulièrement des professionnels, y compris expérimentés, qui ont besoin d’être accompagnés dans leur démarche. En effet, la connexion de sources tierces à votre propre SI, CRM ou ERP, a plusieurs conséquences d’ordre techniques, organisationnelles et financières.
1. L’identification d’un besoin :
La mise en place de solutions pérennes telles que le web service passe par une prise de conscience. Celle-ci est généralement conditionnée par l’identification d’un besoin métier à combler.
Par exemple, dans le cadre de son activité de construction de logements neufs, Nexity a fait appel à nous après avoir identifié une hausse des dépôts de bilans des entreprises engagées pour réaliser les chantiers. Cette augmentation a un impact sur la livraison des chantiers et le taux de satisfaction des clients en bout de chaîne.
Passé ce constat, Nexity a identifié un premier besoin : la consultation d’informations légales et financières pour le suivi de ses fournisseurs. Cette démarche s’avère nécessaire aussi bien en phase d’étude (lors de la sélection des entreprises) qu’en phase de chantier. Or, entre ces deux périodes, il peut s’écouler plusieurs mois, ce qui exige de mettre à jour régulièrement les données disponibles sur ces entreprises. D’où l’intérêt d’utiliser une solution intégrée et mise à jour en temps réel.
2. La nécessité de tester la qualité des données :
Pour éviter les mauvaises surprises et de devoir recommencer à zéro un long processus exigeant la coopération de plusieurs services, vous devrez quand cela est possible tester la qualité des données à intégrer.
Pour ce faire, vous devez identifier les critères qualitatifs (on ne parle pas encore de prix) qui vous permettront de sélectionner le meilleur prestataire :
- Accessibilité / Disponibilité
- Réactivité / Fraîcheur
- Fiabilité / cohérence
- Profondeur / exhaustivité
- Cohérence / opposabilité légale
C’est pour cela qu’avant de vous lancer, il est essentiel de commencer par effectuer une veille concurrentielle des solutions du marché.
3. L’obligation de travailler en équipe :
L’intégration de données implique de décloisonner les services et de travailler en mode projet avec des équipes qui n’ont pas toujours l’habitude de collaborer entre-elles : ventes, comptabilité, service crédit, IT.
Avant de faire appel à Infolegale, Nexity n’avait pas de solution centralisée : sur les 22 filiales du groupe, 4 seulement avaient mis en place une solution pour surveiller leurs fournisseurs.
Dans ce contexte, avoir une vision précise et objective des besoins, tout en identifiant ce qu’ils apportent concrètement aux différents métiers, s’avère complexe. En effet, les compétences techniques au sein des différentes directions ne sont pas les mêmes, certaines pratiquant l’externalisation technique sans montée en compétence des équipes.
En parallèle, ne négligez pas la sécurité : la nécessité de travailler en équipe implique que vous soyez particulièrement vigilants sur la gestion des habilitations : c’est-à-dire identifier qui a accès à quoi et, surtout, qui a le droit de faire quoi.
4. L’importance de la phase de recette :
Tout projet IT nécessite une phase de développement visant d’une part à identifier les besoins et d’autre part à s’assurer que la solution mise en place répond concrètement aux attentes.
Si vous disposez d’un portefeuille clients conséquent, le nombre de données à connecter peut très vite grimper. Dans ce contexte, il est nécessaire de faire appel à un prestataire ayant fait ses preuves dans la maîtrise des solutions d’intégration.
Par ailleurs, si vous êtes amenés à intégrer une volumétrie importante de données, interrogez-vous sur votre capacité technique à le faire. Profitez-en pour entamer une démarche de qualité en délimitant les données sensibles autour desquelles vous souhaitez focaliser vos efforts.
5. La volonté de centraliser vos bases de données :
Votre SI a besoin d’être alimenté en données reliées entre elles permettant de stocker, de structurer et de communiquer des informations à l’ensemble de vos collaborateurs.
Il est préférable, lorsque cela est possible, de centraliser les bases de données clients et fournisseurs de vos filiales, établissements et succursales dans une même interface. Cela permet à la fois de mutualiser les ressources, tout en optimisant le pilotage.
L’une des difficultés récurrentes lorsque coexistent plusieurs bases de données est la présence de doublons. Ils réduisent la performance en dégradant la connaissance métier (dans le cas présent : la connaissance des clients et des fournisseurs) et de manière générale perturbent et encombrent inutilement les bases.
Afin d’obtenir la meilleure information, il est préférable de travailler sur une base unique et unifiée (dont les différents flux sont interconnectés) permettant à l’ensemble de vos collaborateurs de partager le même outil pour la collecte d’informations et pour l’enrichissement de celle-ci.
6. La mise en place d’objectifs précis :
L’intégration de données peut vous apporter des amélioration dans de nombreux secteurs. Il est essentiel d’identifier des indicateurs et des KPI qui vous permettront de piloter la gestion de votre base de données :
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Automatiser la mise à jour de vos bases de données
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Evaluer plus facilement vos clients et fournisseurs avec des informations légales et financières
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Centraliser l’information sur vos clients et fournisseurs dans un même outil
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Rendre accessible la même information à l’ensemble de vos établissements, filiales ou succursales
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Simplifier l’accessibilité de la solution à tous vos collaborateurs
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Optimiser le temps de vos collaborateurs dont la mission et de collecter l’information sur vos clients et fournisseurs
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A retenir : L’intégration de données dans votre SI est un processus qui peut s’avérer plus complexe qu’il n’y paraît, même si vous faites appel à un prestataire reconnu et expérimenté comme Infolegale. Voici quelques points de vigilance à contrôler :
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