Enrichir vos données dans votre système d’information : API, webservice, connecteur

Quelle que soit la taille de votre société, celle-ci évolue d’année en année, se développe ou au contraire se restructure. Mais dans tous les cas, vous avez besoin de veiller à ce que votre référentiel tiers demeure à jour, tout en continuant de l'enrichir avec des données à forte valeur ajoutée pour vos problématiques métier. Infolegale vous propose de faire le point sur les solutions qui s’offrent à vous.

ERP, CRM et logiciels métier : comment organiser votre système d'information ?

Une gestion efficace du risque de solvabilité de vos clients et fournisseurs passe par un préalable : une base de données de qualité et maintenue à jour régulièrement.

En tant que credit manager vous dépendez des outils mis en place par votre direction.

Dans les structures de taille importante, vous faites généralement face à des contraintes transversales liées à la gestion de la relation client et à celle de projets complexes dépassant la seule question de la facturation et de la gestion comptable.

Dans ce contexte, la structuration de vos besoins métier passe immanquablement par la mutualisation de vos solutions techniques.

En d’autres termes, vous êtes sans doute déjà passés à l’utilisation d’un ERP (Enterprise Resource Planning), soit un progiciel permettant de créer une homogénéité essentielle dans la gestion des informations nécessaires à la vie de votre entreprise.

Celui-ci permet notamment de fluidifier le traitement de l’information, en synchronisant vos données clients, vos informations de facturation, de paiement, de relance, de gestion des stocks ou encore de livraison.

S’il s’avère essentiel de vous assurer de l’interopérabilité des logiciels et applications métier que vous utilisez, celle-ci est naturellement facilitée par l’essor des logiciels en mode SaaS (software as a service) plus ouverts que des logiciels classiques, et surtout, plus légers à mettre en place.

En parallèle, les logiciels métier profitent de la même dynamique et bénéficient d’un taux de pénétration important dans les structures encore sous-équipées en termes d’outils de credit management.

Passé ce préalable, l’enrichissement de votre base de données sera plus simple et plus opérationnelle. Reste à opter, en collaboration avec votre service IT, pour la meilleure solution technique afin de faciliter la mise en place d'un tel outil.

Importer des données sur vos tiers dans votre système d’information

Il est aujourd’hui relativement aisé d’implémenter des données externes dans votre système d’information. Néanmoins, il demeure essentiel de ne pas sous-estimer l’importance de cette étape qui constitue bien plus qu’un simple choix technique.

Il existe plusieurs solutions techniques :

• FTP : Un script envoyant quotidiennement des fichiers (clients, fournisseurs, contacts) dans votre système d’information.
• Web service / API : Un script permettant d’interroger des sources externes quotidiennement pour mettre à jour les informations qui doivent l’être.
• Connecteur ou interface optimisée spécialement sur votre SI : importer vos données clients (fiche d’identité, éléments financiers, données de solvabilité, informations capitalistiques…) de manière simple et automatisée.

L’avantage du web service est de vous permettre de personnaliser votre intégration en fonction de vos besoins et de vos exigences en termes de pilotage interne. Mais l’inconvénient de cette solution est la lourdeur de sa gestion technique.

En effet, la mise en place d’un web service est un véritable projet sur le long terme impliquant aussi bien vos équipes techniques (développeurs, administrateur système…) qu’un pilotage fonctionnel exigeant une phase d’étude (cahier des charges, sélection des entreprises…) avant la phase de chantier elle-même.

Dans cette optique, avant de vous lancer dans un chantier technique susceptible de durer plusieurs semaines, tester la qualité des données de votre prestataire est la première étape incontournable.

Heureusement, il existe des solutions moins lourdes à supporter techniquement pour vos équipes et à même de répondre de façon tout aussi satisfaisante à vos exigences métier.

La plupart des sociétés spécialisées dans l’information sur les entreprises telles qu’Infolegale développent des connecteurs permettant d’implémenter leurs données directement dans les principaux ERP, CRM et logiciels métier.

Cette solution permet de connecter en toute simplicité de retrouver en temps réel les données de votre fournisseur d’information directement dans votre interface.

À noter qu'avant de vous engager dans une consultation forcément exigeante en termes de temps et de moyens financiers, il est préférable de vous renseigner en amont pour connaître les différents connecteurs de données compatibles avec votre système d'information (ERP, CRM, Cash Management, logiciel comptable...).

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez dès à présent la liste des connecteurs Infolegale.